Zet een goede (digitale) administratie op in 5 stappen

Hoe heeft u uw papieren georganiseerd? In een grote lade, of op een plank in een kast? Of krijgt u veel via e-mail?

Bij mij ligt alles wat ik via de post krijgt in een hoekje op een plank. Eerder ruimde ik de stapel altijd op als de plank vol lag. Maar wat mij opvalt is dat we de laatste jaren veel minder rekeningen of brieven via de post krijgen. Nu raakt die plank niet eens binnen een jaar vol! Dus hoe orden ik nu alle papieren nu het grootste gedeelte digitaal wordt verstuurd?

Met onderstaand stappenplan kunt u uw post (digitaal en fysiek) ordenen.

Stap 1: Zoek uit

Zodra u een e-mail met link, document of factuur binnenkrijgt stelt u zichzelf 2 vragen:

1. Moet ik dit bewaren?

2. Moet er iets betaald worden, heb ik vragen of moet ik een andere actie uitvoeren? Bij acties kan bijvoorbeeld ook het nakijken van Toeslagen horen als u daar post over heeft gekregen.

Tip:
Gooi meteen de e-mails weg met informatie die u ook op internet terug kunt vinden.

Stap 2: Maak mappen

Maak eerst een map aan in uw e-mailaccount met bijvoorbeeld de naam ‘Actie’. Verplaats de e-mails die om een actie vragen naar deze map. Vervolgens maakt u twee mappen op uw computer of laptop aan, die u ‘Bewaren’ en ‘Actie’ noemt. Download het document, bijvoorbeeld polisvoorwaarden van een zorgverzekering, en zet deze in de map ‘Bewaren’.

Tips:
Vergeet niet het document dat u in een map plaats een goede naam te geven, zodat u het makkelijk kunt herkennen en terug kunt vinden.

Krijgt u veel e-mails van uw energieleverancier, uw zorgverzekeraar of uw woningbouwvereniging? Maak daarvoor dan aparte mappen in de ‘Bewaren’-map aan.

Stap 3: Post

Scan alle belangrijke papieren die via de post komen op één moment in de week. Bijvoorbeeld woensdagavond.  Sleep ze in de map ‘Bewaren’ of  ‘Actie’.

Bewaar de papieren in een map met tabbladen. Maak ook een tabblad voor ‘Overig’, voor post die u bijvoorbeeld maar één keer per jaar krijgt.

Stap 4: Plan een vast moment

Ga bijvoorbeeld elke woensdagavond om 20.00 uur naar de ‘Actie’-mappen in uw e-mail en op uw computer en voer de acties uit. Betaalt u een factuur? Download deze en zet die in de ‘Bewaren’-map.

Tip:
Plan, als dit kan, een moment overdag. Veel bedrijven zijn alleen overdag bereikbaar.

Stap 5: Rust en geniet

Geniet van uw geordende (digitale) administratie!

Hoe ordent u uw (digitale) administratie? Laat dat hieronder weten!

Wilt u advies bij het op orde brengen van uw administratie? Of wilt u daar hulp bij? Klik op onderstaande buttons voor meer informatie.

Of neem contact met mij op via e-mail of telefoon, of het contactformulier.